Система в результате проведённой работы специалистов стала представлять единый контур учёта, состоящий из «1С:УПП 8» и адаптированного под отраслевую специфику и процессы предприятия программного решения «1С:ДО КОРП». Конфигурация помимо присущего типовому решению функционала, содержит ряд значительных доработок.
Настроен полностью автоматический двухсторонний обмен данными между системами «1С:УПП 8» и «1С:ДО КОРП», а также связь договоров и документов поступления в «1С:УПП 8» с карточками объектов в «1С:ДО КОРП» посредством доработанного модуля бесшовной интеграции.
В результате выполнения проекта были автоматизированы следующие блоки и функции на базе решения «1С:ДО КОРП»:
1. Делопроизводство
• Учет и хранение документов
Реализованы процессы учета и хранения внутренних документов компании. Всего с помощью системы 1С:ДО КОРП организованы процессы по учету более 30 различных Видов документов.
Доработана типовая форма 1С:ДО КОРП «Мои документы»: добавлен вывод состояний текущего и связанных документов, группировка по видам документов.
• Ведение номенклатуры дел
Организован процесс хранения архива скан копий оригиналов внутренних документов компании.
Разработан механизм автоматических уведомлений ответственных за договорной документ о не поступлении оригиналов документов в архив
Осуществлена доработка печатных форм внутреннего документа «лист согласования», с указанием дополнительной информации полученной вне процесса согласования.
Усовершенствован типовой метод штрихкодирования каждого созданного документа в «1С:ДО КОРП» с последующим отображением на печатной форме документа, помогающий осуществить оперативный поиск.
2. Учет и согласование договоров с поставщиками и покупателями
Система позволяет учитывать более 25 различных видов входящих и исходящих договоров.
Разработаны шаблоны автозаполнения файлов договоров.
Реализован автоматический контроль корректного заполнения карточек контрагентов.
Доработан отчёт по договорам с истекшим сроком действия для организации контроля других пользователей.
Настроен обмен карточками договоров и контрагентов между «1С:ДО КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием 8» с доработкой типовых правил обмена.
Сформированы лимиты оплаты исходящих договоров организации, в пределах которых отсутствует необходимость ответственному лицу обращаться к вышестоящему подразделению на согласование оплаты.
3. Учет и контроль исполнения поручений
• Автоматизация бизнес-процессов
Созданы сложные маршруты согласования документов с автоматической регистрацией успешно согласованных документов.
Реализованы автоматические проверки по видам документов на возможность запуска процессов согласования определенных типов.
Доработан механизм разделения прав доступа по контрагентам: создана возможность автоматического добавления сотрудников в рабочую группу всех документов по определённому контрагенту, при этом сам справочник видят все пользователи и нет ограничений документа при автоматическом заполнении типовыми механизмами.
После подписания документа всеми сторонами автоматически устанавливается состояние «подписан», а в документах, где нет потребности в подписании, исправлено на состояние: «не применимо».
Реализована возможность автоматической подписки пользователей на сообщения форума для всех заинтересованных в конкретном документе лиц. Пользователи системы используют форум для оперативной коммуникации и обмена сообщениями по конкретным внутренним документам.
У штатных сотрудников преднамеренно ограничен функционал в зависимости от должности, позволяя сотрудникам не осуществлять излишних операций, а действовать по заранее спланированным вариантам сценариев.
· Почтовые уведомления пользователям
В связи с тем, что в работе активно используется механизм выполнения и согласования задач по электронной почте, как самый простой, быстрый и максимально доступный пользователям механизм, то для удобства были доработаны почтовые уведомления «1С:ДО КОРП»:
1) для более быстрого и эффективного рассмотрения вопроса в почтовое сообщение выводится вся история взаимодействия по задаче
2) для ознакомления с результатами согласования в почтовое сообщение выводится комментарий к согласованию и информация об ответственном за документ.
3) для ряда документов к почтовому уведомлению помимо файлов документа прикладывается печатная форма «Карточка документа».
4) добавлена возможность автоматического уведомления заинтересованных сотрудников по электронной почте о подписании документа всеми сторонами
4. Планирование и учет закупок
• Ввод информации о заявках на поставку материалов и оборудования
В системе 1С:ДО КОРП реализован функционал ввода инициаторами документов «Заявка на поставку материалов и оборудования» с последующей инициацией процессов согласования и утверждения данных заявок. В дальнейшем, в системе существует возможность формирования аналитического отчета, агрегирующего данные заявок на поставку в разрезе подразделений, проектов, ответственных лиц и статей затрат.
• Учет документов поступления материалов и оборудования в «1С:ДО КОРП»
В «1С:ДО КОРП» реализованы механизмы учета информации о фактически осуществлённых закупках по ранее сформированным заявкам. Расширен набор реквизитов справочника номенклатуры и табличной части «Товары и услуги» для внутренних документов «1С:ДО КОРП» для внесения инициатором информации о осуществленной закупке в разрезе всех необходимых аналитических признаков.
• Учет затрат на доставку материалов и оборудования
В системе «1С:ДО КОРП» реализован функционал ввода документа Заявка на доставку, в котором фиксируются все дополнительные затраты по доставке материалов и оборудования в разрезе проектов
Из «1С:УПП 8» посредством доработанных механизмов бесшовной интеграции из документов «Поступление доп. расходов» автоматически переносится информация по фактическим затратам на материалы и оборудования с учетом дополнительных расходов в документы Заявка на доставку. Эти данные используются при дальнейшем планировании и анализе закупок в разрезе проектов ответственными сотрудниками в системе «1С: ДО КОРП»
• Анализ закупочной деятельности в разрезе проектов
Под термином «Проект» на предприятии подразумевается «Проект» представляет собой отдельную единицу управленческого учета, в разрезе которой необходимо вести учет затрат на закупку материалов и других понесенных расходов. Примером является ведение учета в разрезе НИОКР проектов.. Данный проект является важным аналитическим признаком, в разрезе которого необходимо вести учет затрат на закупку материалов и других понесенных расходов.
При вводе плановых документов – заявка на закупку материалов в системе «1С:ДО КОРП» обязательно указывается «Проект», для которого планируется данная закупка. При регистрации фактически поступивших материалов в «1С:УПП 8» так же указывается «Проект».
5. Учет движений и планирование ремонтов основных средств и оборудования, учет спецоснастки и спецодежды
Предприятие заказчика первоначально вело учет основных средств в «1С:УПП 8», но по причине глубоких доработок и сложности реализации данных процессов на текущей конфигурации, было принято решение реализовать только актуальные требования на основе системы «1С:ДО КОРП». В «1С:УПП» были оставлены только процессы бухгалтерского и налогового учета основных средств, спецодежды и спецоснастки.
В системе 1С:ДО КОРП был реализован следующий функционал:
· Учет оборудования и планирование этапов регламентного обслуживания
Блок разрабатывался для учета оборудования и контроля всех регламентированных графиков поверки, калибровки и т.д. У каждого оборудования задается собственная периодичность обслуживания относительно вида операции. При наступлении очередного этапа обслуживания, отправляется уведомление ответственным лицам. Ответственное лицо в обязательном порядке прикладывает файл с результатами прохождения очередного этапа обслуживания.
· Учет ремонтов оборудования
Если необходимо произвести ремонтные работы оборудования, все в обязательном порядке регистрируется в «1С:ДО КОРП» с указанием ответственных лиц за ремонт, сроков пребывания оборудования в ремонте и регистрацией конечного результата. В случае затяжного ремонта оборудования настроено дополнительное уведомление пользователей, для избегания подобных ситуаций
· История движений оборудования между подразделениями
Каждое оборудование внутри компании может быть передано другим подразделениям при необходимости, все такие движения регистрируются в «1С:ДО КОРП» документами «АКТ Ввода в эксплуатацию». Историю движения оборудования между подразделениями и материально ответственными лицами можно проанализировать с помощью соответствующих отчетов
· Валидация спецпроцессов
Каждый спецроцесс по работе с оборудованием регистрируется в системе учета как «Вид работ» по которому создается необходимых перечень работ, с последующей регистрацией графика и уведомлений ответственных пользователей при наступлении очередного этапа спецпроцесса.
· Управленческий учет спецодежды и спецоснастки
В рамках функционала данного блока в «1С:ДО КОРП» регистрируется факт передачи спецодежды сотруднику, с последующим дополнительным уведомлением пользователя о проведении специализированных процедур по содержанию спецодежды.
6. Планирование операций движения денежных средств
Одна из целевых задач на предприятии по автоматизации учета, это реализация функционала казначейства в виде учета заявок на оплату, формированию платежного календаря и дополнительному контролированию движений денежных средств при помощи системы лимитов.
· Ввод и согласование заявок на оплату
При необходимости выделить денежные средства на оплату услуг или закупку материалов, пользователь формирует Заявку на оплату. В документе обязательно указывается назначение платежа и по какому проекту будет зарегистрирован платеж.
· Формирование платежного календаря
Основным инструментом планирования и контроля движения денежных средств, является разработанный в 1С:ДО КОРП отчет «Платежный календарь», благодаря которому финансовый директор компании осуществляет оперативный и планирования контроль движений финансовых потоков.
· Учет и контроль лимитов по статьям движения денежных средств
Для контроля целевого использования денежных средств создана система лимитов, ограничивающая расходование денежных средств по определенным подразделениям, проектам, статьям движения. Каждый лимит возможно назначить как суммовым за месяц по сотруднику или подразделению в целом по соответствующей статьей движения денежных средств, так и на каждую сформированную заявку. В случае превышения лимита, заявка проходит согласование по специальному маршруту согласования – «превышение лимита».
Общая архитектура внедренного решения представлена на схеме:
